BKYS: Kâğıttan Dijitale, Fikirden Kurumsal Hafızaya

Bazı başarılar vardır; yalnızca bir ödül değildir. Bir fikrin yıllar içinde büyümesine, kurumsallaşmasına ve sizden sonra da yaşamaya devam etmesine tanıklık etmektir. Bugün fikir sahibi olmaktan büyük mutluluk ve gurur duyduğum Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi’nin (BKYS) YÖK Üstün Başarı Ödülü’ne layık görülmesi, çalışma hayatımın en mutlu günlerinden biri olarak hafızamda yerini aldı. Ama bu hikâye aslında bir ödülle başlamadı. Bu hikâyenin gerisinde yıllar önce edinilmiş bir mesleki deneyim, farklı kurumlarda kazanılmış bir kalite yönetimi bakışı ve “Kalite yönetimi neden hâlâ kâğıt üzerinde yürütülmek zorunda?” sorusu var.

PETLAS’de Edindiğim Deneyim

Çalışma hayatımın önemli bir bölümünde PETLAS’da Tunca Dingiloğlu, Ali Rıza Orcunus, Sedat İşler, Gediz Softaoğlu, Ali Esen, Nejat Metin ve diğer adını anımsamadığım LASSA kökenlilerden edindiğim deneyimler, kalite yönetimine bakışımı derinden etkiledi. Orada kalite yönetiminin yalnızca bir prosedürden, talimattan ya da denetimden ibaret olmadığını; bir kurumun bütün işleyişine dokunan bir yönetim anlayışı olduğunu görme fırsatı buldum. O yıllarda kalite yönetim sistemleri büyük ölçüde fiziksel dokümanlar, klasörler, formlar, imzalar ve kâğıt üzerinde yürütülüyordu. Ancak zaman içinde şunu daha net görmeye başladım: Bir kurumun kalite yönetim sistemi ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun, bilgiye ulaşmak, veriyi izlemek, performansı değerlendirmek, riskleri görmek, iyileştirmeleri takip etmek ve bütün bunları kurumsal hafızaya dönüştürmek fiziksel ortamların sınırları içerisinde oldukça güçleşiyordu. Benim için dijital dönüşümün kalite yönetimine uyarlanması düşüncesi de bu deneyimlerin içerisinde şekillendi.

Yükseköğretime Taşınan Bir Deneyim

Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi’nde kalite çalışmalarının içerisinde yer almaya başladığımda, daha önceki mesleki deneyimlerimi yükseköğretimin kalite güvence anlayışıyla buluşturma fırsatı buldum. Üniversitelerde kalite güvence sistemleri kapsamında stratejik planlardan süreçlere, performans göstergelerinden risklere, faaliyet planlarından paydaş görüşlerine, iç değerlendirmeden iyileştirmelere kadar çok sayıda çalışma yürütülüyordu. Fakat bu çalışmaların önemli bir kısmı farklı dosyalarda, farklı ortamlarda ve çoğu zaman kâğıt üzerinde takip ediliyordu. Benim zihnimde ise PETLAS’da edindiğim deneyimlerden beslenen başka bir soru vardı: Bütün bunları tek bir sistem içerisinde, dijital ortamda, birbirleriyle ilişkili ve izlenebilir bir şekilde yönetmek mümkün olabilir miydi? BKYS fikrinin temelinde bu düşünce vardı. Amacım yalnızca mevcut formları bilgisayar ortamına taşımak değildi. Asıl amaç; kalite yönetiminin bütün unsurlarını birbirleriyle ilişkilendiren, veriyi işleyen, kanıtı görünür kılan, performansı izleyen, riskleri takip eden ve iyileştirmeyi kurumsal hafızanın bir parçası haline getiren bütünleşik bir yapı oluşturmaktı. Kısacası mesele, kâğıdı bilgisayara taşımak değil; kalite yönetimi anlayışını dijital bir yönetim kültürüne dönüştürmekti.

Fikir Tek Başına Yetmez

Bir fikrin ortaya çıkması önemlidir. Ama fikir, onu hayata geçirecek insanlar olmadan yalnızca bir düşünce olarak kalır. BKYS’nin bugün geldiği noktaya ulaşmasında bu nedenle çok sayıda insanın emeği var. Bu süreçte özellikle yazılım mühendisimiz Reşit Mamur’un katkısını ayrı bir yere koymak gerekir. Benim kalite yönetimi deneyimlerim ve sistemin nasıl olması gerektiğine ilişkin düşüncelerim, Reşit’in yazılım bilgisi ve emeğiyle somut bir yapıya dönüşmeye başladı. Bugün hâlâ BKYS’nin geliştirilmesi ve sürdürülmesi için emek vermeye devam ediyor. Bu benim için ayrıca kıymetli. Çünkü bir fikrin yıllar sonra hâlâ geliştirilerek yaşatıldığını görmek, o fikrin kalıcı bir değere dönüştüğünü gösteriyor. Bu süreçte Gamze Yılmaz’ın ve soyadını şu anda hatırlayamadığım Bahar Hanım’ın da önemli destekleri oldu. Kendilerine buradan teşekkür etmek isterim. Dönem dönem bu çalışmaya katkı veren yazılım ekibindeki bütün arkadaşlara da ayrıca teşekkür ediyorum. Belki isimlerini tek tek burada sayamıyorum ama bu sistemin ortaya çıkmasında ve gelişmesinde her birinin emeği var. Çünkü bugün geriye dönüp baktığımda BKYS’nin bir kişinin yaptığı bir yazılım olmadığını çok net görüyorum. Bir fikrin, farklı uzmanlıkların bir araya gelmesiyle kurumsal bir değere dönüşmesinin hikâyesi bu.

BKYS Ne Yaptı?

BKYS’nin temel yaklaşımı, üniversitelerin kalite güvence çalışmalarını birbirinden kopuk belgeler ve süreçler üzerinden değil, bütünleşik bir yapı içerisinde yönetebilmesini sağlamaktı. Planlama… Süreç yönetimi… Performans… Risk yönetimi… Paydaş görüşleri… Faaliyet planları… İyileştirme… İç değerlendirme… Kanıt yönetimi… Bütün bunların birbirleriyle ilişkili bir şekilde yönetilmesi… Böylece kalite yönetimi, yılın belirli dönemlerinde hazırlanan raporların ya da denetim öncesinde tamamlanması gereken belgelerin toplamı olmaktan çıkıp günlük yönetimin bir parçası haline gelmeye başladı. Benim için BKYS’nin en önemli tarafı da tam olarak burada. Kaliteyi belgelemekten, kaliteyi yönetmeye geçiş.

Kırşehir’den Türkiye’ye Uzanan Bir Yolculuk

Bir fikrin gerçek değerini anlamanın en önemli yollarından biri, o fikrin sizden çıktıktan sonra nerelere ulaştığıdır. BKYS zaman içerisinde Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi’nin sınırlarını aşarak farklı yükseköğretim kurumlarının da kullandığı bir sisteme dönüştü. Başka üniversitelerde kalite yönetim süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesine katkı sunması, benim için alınan ödüllerden belki de daha anlamlı bir sonuç. Çünkü bir üniversitede ortaya çıkan bir fikrin başka üniversitelerin kalite çalışmalarına katkı vermesi, bilginin ve deneyimin paylaşılması anlamına geliyor. Bugün BKYS’nin 35 dem fazla farklı üniversitelerde kullanılması ve bu kurumların kendi kalite güvence çalışmalarını sistem üzerinden yürütmesi, yıllar önce ortaya çıkan bir düşüncenin ne kadar geniş bir karşılık bulduğunu gösteriyor.

Ödüller Geldikçe Sorumluluk da Büyüdü

BKYS’nin yolculuğunda farklı ödüller de geldi. Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından düzenlenen Verimlilik Proje Ödülleri kapsamında alınan ödül… Türkiye Kalite Derneği tarafından verilen İlham Veren Kamu Yönetimi Proje Ödülü… Ve bugün YÖK Üstün Başarı Ödülü. Her ödül elbette önemli. Ancak benim için ödüllerin anlamı, yalnızca bir projenin başarılı bulunduğunun tescil edilmesinden ibaret değil. Bu ödüller, yıllar önce ortaya konulan “yükseköğretimde kalite güvence sistemleri dijital ortamda, bütünleşik bir anlayışla yönetilebilir” düşüncesinin karşılık bulduğunu gösteriyor. Ve bugün geldiğimiz noktada BKYS’nin aldığı YÖK Üstün Başarı Ödülü, bu hikâyenin benim için en anlamlı duraklarından biri.

Asıl Ödül Nerede?

Bir kalite yöneticisi olarak yıllar içerisinde şunu öğrendim: Ödüller önemlidir ama asıl başarı ödülün kendisi değildir. Asıl başarı, ortaya koyduğunuz sistemin sizden bağımsız olarak yaşamaya devam etmesidir. Bir birimin hedefini sistem üzerinden takip edebilmesi… Bir yöneticinin performans göstergelerine ulaşabilmesi… Bir riskin zamanında görülebilmesi… Bir paydaşın görüşünün karar süreçlerine yansıyabilmesi… Bir iyileştirmenin kanıtıyla birlikte izlenebilmesi… Yıllar önce yapılan çalışmaların kurumsal hafızada kaybolmaması… İşte gerçek değer burada. Kalite yönetiminin amacı daha fazla belge üretmek değildir. Daha iyi yönetilen kurumlar oluşturmaktır.

Bugün Geriye Baktığımda

Bugün geriye baktığımda BKYS’yi yalnızca bir yazılım olarak görmüyorum. Onu, çalışma hayatım boyunca edindiğim deneyimlerin yükseköğretim kalite güvence sistemlerine aktarılmasının bir sonucu olarak görüyorum. PETKİM’de öğrendiklerim… Kalite yönetimi alanında yıllar içerisinde edindiğim deneyimler… Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi’nde karşılaştığım ihtiyaçlar… Ve bunları dijital bir sistem içerisinde birleştirme fikri… Sonra bu fikre inanan ve emek veren insanlar… Reşit Mamur… Gamze Yılmaz… Bahar Hanım… Yazılım ekibindeki arkadaşlarımız… Ve yıllar içerisinde BKYS’ye katkı veren çok sayıda çalışma arkadaşımız… Bugün ortaya çıkan sonuç, aslında bütün bu emeğin ortak hikâyesidir.

Bir Fikirden Daha Fazlası

İnsan çalışma hayatında birçok proje yapıyor. Toplantılar, raporlar, eğitimler, denetimler, sunumlar… Yıllar geçiyor ve bunların önemli bir bölümü geride kalıyor. Fakat bazı fikirler var ki sizden sonra da yaşamaya devam ediyor. BKYS benim için böyle bir fikir. Kâğıt üzerindeki kalite yönetim sistemlerinin dijitalleşmesi düşüncesiyle başlayan bir yolculuk, bugün farklı üniversitelerde kullanılan bir sisteme dönüştü. Bir zamanlar zihnimde bir düşünce olarak duran şeyin bugün başka kurumların çalışma hayatının bir parçası olduğunu görmek, benim için tarif edilmesi kolay olmayan bir mutluluk. Bu nedenle bugün gururluyum. Ama bu gurur, yalnızca bir ödülün gururu değil. Bir fikrin hayata geçmesinin, gelişmesinin ve sizden sonra da yaşamaya devam etmesinin gururu.

Son Söz

Hayatta bazı şeylerin değerini hemen anlayamıyoruz. Bazen bir fikrin yıllar sonra neye dönüşeceğini bilemiyoruz. Bazen yaptığımız bir çalışmanın sınırlarını, etkisinin nerelere ulaşacağını göremiyoruz. Ama emek verdiğiniz, inandığınız ve sürekli geliştirdiğiniz bir iş, zamanı geldiğinde kendi hikâyesini yazmaya başlıyor. BKYS’nin hikâyesi de benim için böyle. PETLAS’da kazanılan deneyimden doğan bir fikir… Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi’nde şekillenen bir çalışma… Yazılım ekibinin emeğiyle hayat bulan bir sistem… Farklı üniversitelerde karşılık bulan bir kalite yaklaşımı… Ve bugün YÖK Üstün Başarı Ödülü ile taçlanan bir yolculuk… Gururluyum. Çünkü çalışma hayatımda sadece yaptığım işlerle değil, benden sonra da yaşamaya devam edecek bir fikirle iz bırakabilmiş olmanın mutluluğunu taşıyorum. Ve biliyorum ki kalite yolculuğunda ödüller bir son değil, daha iyisini yapmak için yeni bir başlangıçtır.

Ekrem Öztürk